ERP چیست؟
با توجه به روندرو به گسترش جهانی شدن وافزایش رقابت در بازارهای جهانی،شرکتها درسالهای اینده ناگزیربه پیوستن به بازارهای جهانی خواند بودو برای انجام این کار وجود امادگی لازم از جهات مختلف امری ضروری بنظر میرسد.ازمهمترین ابزارهای مورد استفاده جهت کسب این امادگی میتوان به عامل فناوری اطلاعات و ارتباطات اشاره کرد که با استفاده از ان قادر خواهیم بود هر چه سریعتر این مسیرراطی کنیم.
یکی از ابزارهای مهم فناوری اطلاعات و ارتباطات که نقش مهمی در یکپارچگی اطلاعات و عملیات موجود در موسسات داشته و نهایتا با استفاده از امکانات خاص زمینه را برای پیوستن به بازارهای جهانی فراهم میسازد،سیستمهای برنامه ریزی منابع سازمان یا ERP میباشد که در حال حاضر بعنوان یکی از اخرین ابزارهای برنامه ریزی و مدیریت در جهان مطرح میباشد.
این سیستمها قادرند با بهره گیری از فناوری اطلاعات،سیستم ها و عملیات موجود در سازمانها را یکپارچه کرده ودرقالب یک پایگاه اطلاعاتی واحد در دسترس قرار دهند.
کلمه ERP در اصل مخفف واژگان Enterprise Resource Planning یا سامانه تخصیص منابع سازمان است که طیف وسیعی از فعالیتهای مختلفی که به بهبود عملکرد سازمان منتهی می شود را در بر دارد. و Enterprise مهمترین بخش آن است. در واقع ERP تلاش می کند تا تمام دپارتمانها و فعالیتها بر روی یک نرم افزار هدایت کننده به صورت متمرکز و یکپارچه قرار گیرد. ERP توسط برنامه های کاربردی با چندین زیربرنامه کاربردی پشتیبانی می شود که فعالیتها را در گستره واحدهای عملیاتی سازمان یکپارچه می سازد. این فعالیتها می تواند بازه وسیعی از مدیریت تولید، خربد قطعات، کنترل موجودی انبار، ارسال مواد به واحدهای تولیدی تا ردگیری سفارشات را شامل شود. ERP همچنین می تواند زیر برنامه های کاربردی در زمینه مدیریت مالی و مدیریت منابع انسانی سازمان را هم در بر داشته باشد...
این نرم افزار تمامی نیازهای کلیه دپارتمانها از جمله کارکنان بخشهای مالی، منابع انسانی و انبار را جوابگو است. در حالت عادی هر یک ازاین واحدها نرم افزارهای کاربردی خود را دارند که کارکنان واحد بر روی آن به ثبت اطلاعات می پردازند ولی تمامی آنها در یک سیستم گردآوری شده به طوری که پایگاه داده مرکزی جایگزین هر یک از پایگاه داده های مجزا شده و اطلاعات به سهولت جریان یافته و بین واحدها توزیع می شود.
این ادعای بزرگی است! یك برنامه نرمافزاری كه بتواند نیازهای افراد مالی و منابع انسانی را برآورده سازد. هریك از واحدها سیستم كامپيوتری منحصربه خود را برای بهینه سازی عملكردهایش دارد. اما ERP آنها را در یك برنامه نرمافزاری يكپارچه تركیب میكند. این برنامه از طریق یك پايگاه دادهها اجرا میشود، لذا واحدهای مختلف میتوانند اطلاعات را سادهتر به اشتراك بگذارند و با هم ارتباط برقرار سازند. این شیوه یيكپارچه در صورتیكه شركتها نرمافزار را به درستی نصب كنند، مزایای متعددی دارد.
برای واضح تر شدن قضیه موضوع را با یک نمونه توضیح می دهیم:
وقتی مشتری سفارش خود را به یک سازمان اعم از تولیدی، خدماتی و... ارائه می دهد این سفارش، به صورت برگه سفارش سفری از این دپارتمان به دپارتمان دیگر در سراسر سازمان را آغاز می نماید، اغلب بارها به ترتیب تایید وصحه گذاری می شود و مدتها در هر یک از دپارتمانها معطل شده و یاحتی مفقود می شود و یا اشتباهاتی در حین عمل پیش می آید و در واقع هیچ کس در سازمان نمی داند که این سفارش در چه مرحله ای است و در کدام دپارتمان قرار دارد و مثلاً کارکنان واحد مالی نمی توانند وارد سیستم گردش عملیات انبار شده و ببینند که آیا سفارش برای مشتری ارسال شده است یا خیر؟ که اغلب حتی باعث نارضایتی مشتریان می شود.
با استقرار ERP سیستم های قدیمی مستقر در امور مالی، منابع انسانی، تولید و انبار با یک نرم افزار مرکزی که هر بخش آن بین واحدهای مختلف توزیع شده جایگزین می شود. دپارتمانهای مالی، تولید و انبار نرم افزارهای مورد نیاز خودشان را خواهند داشت اما فرقی که دارند این است که با هم ارتباط داشته و پرسنل دپارتمان مالی می توانند جریان سفارشات را تا زمان ارسال برای مشتری پیگیری نموده ومشاهده کنند.
ارائه دهندگان این نرم افزار به گونه ای سیستم را طراحی می کنند که هر سازمان با توجه به نیاز خود، آن قسمت هایی را که می خواهند خریداری نماید. مثلاً بعضی سازمانها ممکن است بخواهد ماژولهای مرتبط با دپارتمان های مالی یا منابع انسانی را تهیه کرده و بقیه ماژولها را در زمان دیگری خریداری نمایند.
ساليان متمادي برنامه هاي كاربردي مورد استفاده در سيستمهاي اطلاعاتي بصورت مجزا (functional)ارائه ميشد و هيچ ارتباطي با يكديگر نداشتند. چنين نرم افزارهايي مورد توجه و علاقه شركتهاي كوچك بود و براحتي نيازهاي خود را توسط اين برنامه هاي كاربردي (application) برآورده ميكردند. اما پس از مدتي با گذشت زمان و با شروع فرايند مهندسي مجدد فرايندهاي تجاري در سازمانها ، نياز به انواع مختلف سيستمهاي اطلاعاتي احساس شد و توليد سيستمهاي اطلاعاتي يكپارچه كه بتواند نرم افزارهاي حوزه هاي مختلف از جمله حسابداري ، توليد ، فروش ، انبار و ... را بصورت منسجم و همراه هم بكار گيرد آغاز گرديد . براي توليد چنين نرم افزاريهايي ، ارائه رويكرد هاي جديدي از جمله معماري مبتني بر client /server و همينطور نرم افزارهاي يكپارچه ضروري بنظر ميرسيد...
به عبارت دیگر ، ( ERP ( Enterprise Resource Planning سيستمي جامعي است كه سعي در يكپارچه سازي همه وظايف و بخشهاي موجود دريك سازمان با استفاده ازيك سيستم كامپيوتري واحد را دارد كه بتواند نيازهاي خاص و ويژه اين بخشها را برآورده سازد . اين كار با استفاده از يك نرم افزار كامپيوتري انجام ميشود كه بوسيله يك ديتابيس واحد ، امكان به اشتراك گذاري اطلاعات و ارتباط بخشهاي مختلف را با يكديگر برقرار ميسازد . اين نرم افزار از تعدادي ماژول نرم افزاري تشكيل شده است كه هر يك بخشي از وظايف موجود در شركت را بر عهده دارند . اغلب نرم افزارهاي ERP آنقدر منعطف هستند كه شركتهاي خريدار قادرند تعدادي از ماژولهاي مورد نيازو يا همه آنها را نصب و بكارگيرند . بعنوان مثال شركت خريدار قادر است فقط ماژولهاي منابع انساني (HR) و مالي را از اين بسته نرم افزاري ، خريداري ، نصب و مورد استفاده قرار دهد .
تامين کنندگان نرم افزار هاي ERP امروزه با چالش جديدي به نام اينترنت در طراحي نرم افزارهاي خود مواجه بوده و مجبور به طراحی بسته هاي نرم افزاري خود بگونه اي هستند كه امكان اجراي آنها بر روي شبكه جهاني اينترنت وجود داشته باشد. همين امر موقعيتي را فراهم آورده که ERP که در حال حاضر بصورت يک نرم افزار داخلي در سازمان مطرح است، با سيستمهاي ديگري همچون CRM و SCM ارتباطي تنگاتنگ پيدا نموده و به عنوان ستون فقرات e-Business مطرح شود.
ERP را مي توان به عنوان نرم افزار يکپارچه اي تعريف نمود که داراي اجزا و يا ماژولهايي براي برنامه ريزي، توليد، فروش، بازاريابي، توزيع، حسابداري، مديريت منابع انساني، مديريت پروژه، مديريت موجودي، مديريت خدمات و نگهداري و تعميرات، مديريت حمل و نقل و بازرگاني الکترونيک است. معماري و ساختار ERP بگونه اي است که يکپارچگي و جامعيت اطلاعات سطح سازمان را فراهم نموده و جريان روان اطلاعات بين بخشهاي مختلف سازمان را فراهم مي آورد.
تاريخچه ERP
رشد غير قابل پيش بيني فناوري اطلاعات و ارتباطات در دهه هاي گذشته که با تکيه بر توسعه صنايع مختلفي ازجمله الکترونيک، کامپيوتر، مخابرات و ... صورت گرفته بر جنبه هاي مختلف عملکرد سازمانها تاثيرات شگرفي داشته است. همزمان با اين تغييرات، محيط فعاليت سازمانهاي مختلف پيچيده تر شده و به همين جهت نياز به سيستمهاي مختلفي که بتواند ارتباط بهتري بين اجزاي مختلف سازماني برقرار کرده و جريان اطلاعات را در بين آنها تسهيل کند، افزايش چشمگيري يافته است. اين سيستمها كه در مجموع به سيستمهاي سازمانيEnterprise Systems - ES معروف هستند، زمينهاي را فراهم آورده اند که مديران بتوانند در تصميم گيري هاي مختلف خود از اطلاعات مناسب در هر جا و در زمان مناسب استفاده نمايند.
طراحی (ERP (Enterprise resource planning در دهه 80 متولد شد. رشد روزافزون و بی حد تکنولوژی اطلاعات برپایه سخت افزارها و نرم افزارها و همچنین نقش هرچه پررنگتر اطلاعات در زندگی امروزه، نیاز به نوآوری و تغییرات در طراحی و تفکر سیستمی ابزارهای نرم افزاری داشت تا بتواند پاسخگوی این رشد باشد. به همین منظور ERP پا به عرصه وجود گذاشت.
در سال 1990ساختار يك سيستم اطلاعاتي يكپارچه توسط Yakhouو Rahali توسعه يافت . در اين ساختار ، به اشتراك گذاري داده ها بين كاربران اين امكان را ايجاد ميكرد تا به سادگي و بسرعت داده هاي مورد نياز واحدهاي ديگر را در اختيارشان قرار دهند و همچنين مديران بخشهاي ديگر نيز قادر بودند بصورت يك سيستم جامع و يكپارچه با يكديگر در ارتباط باشند و گزارشات مورد نياز خود را از يك سيستم واحد استخراج نمايند.
از اوايل دهه 1990 ميلادي، ظهور نرم افزارهاي يکپارچه اي تحت عنوان Enterprise Resource Planning - ERP با هدف قراردادن سازمانهاي بزرگ، توسعه بسيار زيادي پيدا کردند. اين نرم افزارهاي بسيار قدرتمند، پيچيده و گران قيمت، سيستمهاي از پيش طراحي شده اي هستند که پس از اندك تغييراتي در آنها توسط مشاوران پيادهساز و مشاوران تحليل فرايندهاي سازماني، اجرا و پيادهسازي ميشوند. در بسياري از موارد سازمانها به دليل اجبار در تبعيت از منطق حاکم بر اين نرم افزارها، مجبور به اصلاح و بازبيني مجدد فرايندهاي خود هستند. اين نرم افزارها بر خلاف نرم افزارهاي قديمي که در سازمانها و از طريق واحدهاي مختلف سازماني توسعه پيدا مي کردند، مجموعه اي يکپارچه هستند که داراي ماژولهاي مختلف بوده و هرزمان که نياز به اضافه کردن ماژول ديگري به آنها باشد، اين کار به راحتي صورت مي پذيرد.
تعاریفي از ERP
انجمن کنترل توليد و موجودي آمريکا ERP را به صورت زير تعريف مي نمايد:
• "روشي براي برنامه ريزي و کنترل موثر تمامي منابع مورد نياز براي دريافت، توليد، ارسال و پاسخگويي به نيازهاي مشتريان، در شرکتهاي توليدي، توزيعي و خدماتي."
تعاريف بسيار زياد ديگري براي ERP ارائه شده است از جمله:
• "ERP يک بسته نرم افزاري تجاري است که هدف آن يکپارچگي اطلاعات و جريان اطلاعات بين تمامي بخشهاي سازمان از جمله مالي، حسابداري، منابع انساني، توليدی، زنجيره عرضه و مديريت مشتريان است." (Davenport, 1998)
• "سيستمهاي ERP سيستمهاي اطلاعاتي قابل تغيير و تنظيمي هستند که اطلاعات و فرايندهاي مبتني بر اطلاعات در سازمان را در درون واحدهاي سازماني و بين آنها يکپارچه مي نمايد." (Kumar & Hilsgersberg, 2000)
• "ERP يک پايگاه داده، يک برنامه کاربردي و يک واسط يکپارچه در تمامي سازمان است." (Tadjer, 1998)
• "ERP سيستمهايي مبتني بر کامپيوتر هستند که براي پردازش تراکنشهاي سازمان طراحي شده اند و هدف آنها تسهيل برنامه ريزي، توليد و پاسخگويي به موقع به مشتريان در محيطي يکپارچه است." (O’Leary, 2001)
• ERP يک بسته نرم افزاري استاندارد مشتمل بر چندين ماژول مرتبط و يکپارچه است که کليه فرآيندهاي تجاري يک سازمان را اعم از توليد ، منابع انساني ، مالي ، بازاريابي و فروش و ... پشتيباني مي نمايد و منجر به يکپارچگي وظايف ( Functions ) در سازمان مي شود.
• يک راه حل سيستمي مبتني بر فناوري اطلاعات است که منابع سازمان را توسط يک سيستم به هم پيوسته، به سرعت و با دقت و کيفيت بالا در کنترل مديران سطوح مختلف سازمان قرار مي دهد تا به طور مناسب فرايند برنامه ريزي و عمليات سازمان را مديريت نمايد.
• ERP به مثابه ستون فقرات اطلاعاتي يک سازمان از لحاظ بانک هاي اطلاعاتي و فرآيندهاي سازماني محسوب شده و به منزله نرم افزاري براي پشتيباني فرآيندهاي داخلي سازمان است.
آنچه در همه اين تعاريف مهم است، توجه و تمرکز بيشتر بر روي عبارت Enterprise در اختصار ERP است تا توجه به عبارات ديگر اختصار از جمله Planning و Resource. چراکه اين سيستم فراتر از برنامه ريزي عمل کرده و با وجود تمرکز بر روي منابع سازمان، عناصري فراتر ازآن را پوشش مي دهد.
آنچه که در اين تعاريف بيش از همه نمود دارد، يکپارچگي و استاندارد بودن سيستم ERP است و همين دو جنبه مهم از ERP آنرا از ساير سيستمهاي اطلاعاتي يکپارچه متمايز مي سازد.
هدف ERP
هدف از یک سیستم ERP بهبود و تسریع فرایندهای داخلی کسب و کار سازمان است که برای نیل به این منظور عموماً به مهندسی مجدد فرایندهای سازمان نیاز است.
بطور کلی هدف های اصلی ERP خلاصه می شود به:
- ایجاد جریان اطلاعات به هدف تصمیم گیری مدیران در سطوح مختلف
- استفاده کارآمد از قسمت های نرم افزار
- کنترل اطلاعاتی+ انبارداری + حسابداری + نیروی انسانی + توزیع + ...
- کمک به تحقق برنامه ها در زمانبندی پیش بینی شده
- قابلیت شکل پذیری (customization) به حد اعلاء
- متشکل بودن از بخش های یکپارچه (modules)
یک سیستم کامل ERP شامل بخش های زیر است:
- مدیریت بازرگانی
- تولید
- فروش
- بازاریابی
- توزیع
- حسابداری
- مالی
- مدیریت منابع انسانی
- مدیریت پروژه
- مدیریت انبار
- تعمیر و نگهداری
- حمل و نقل
- تجارت الکترونیک
همانگونه که مطرح گشت ایجاد جریان اطلاعات یکی از اهداف اصلی ERP است. لذا کلیه بخش های یک طراحی ERP با یکدیگر مرتبط بوده و جریان اطلاعات بین آنها وجود دارد. این جریان اطلاعات مابین بخش ها و سیستم های مختلف باعث نوعی یکپارچگی در کل سیستم می گردد.
همچنین امکان جایگزینی بخش یا کلیه سیستم های سابق سازمان، سیستم را به یکپارچه شدن تا یکپارچگی کامل هدایت می کند. بدین ترتیب این مسیر منتهی می شود به یک برنامه با یکInterface مشترک برای تمامی یک سازمان.
اجزای یک سیستم ERP
نرم افزار ERP
- هسته اصلی هر سیستم ERP بخش نرم افزار آن است. نرم افزار ERP در عمل بر مبنای زیر برنامه های کاربردی قرار دارد. هر یک از زیر برنامه های کاربردی فعالیتهای عملیاتی بخشی از سازمان را به شکل مکانیزه شبیه سازی می کند. زیر برنامه های معمول نرم افزارهای ERP مدیریت تولید، خرید مواد اولیه، کنترل موجودی انبار،، ارسال مواد به واحدهای تولیدی و ردگیری سفارشات را پوشش می دهد.
فرایندهای کسب و کار کارآمد
– فرایندهای کسب و کار سازمان به سه سطح کلی تقسیم بندی می شوند – فرایندهای استراتژیک، کنترلهای مدیریتی و کنترلهای عملیاتی. ERP ها به تدریج به راه حلهای جامعی برای کارآمد کردن فرایندهای سازمان در هر سه سطح مذکور ارتقا یافته اند. بخش عمده ای از موفقیت سیستمهای ERP به یکپارچه کردن فعالیتها در کل سازمان باز می گردد.
کاربران
- کاربران سیستمهای ERP می توانند کلیه کاربران سازمان در هر سطحی از هرم سازمانی را شامل شوند.
معمولترین سیستم عامل برای کاربری نرم افزارهای ERP سیستم عامل UNIX می باشد. علاوه بر این Windows NT و Linux دیگر سیستمهای عامل مورد استفاده برای نرم افزارهای ERP اند اما اکثر سیستمهای ERP بزرگ بر مبنای سیستم عامل UNIX قرار دارند. UNIX سیستم عاملی است که در اصل برای استفاده همزمان جندین کاربر طراحی شده و پروتکل ارتباطی TCP/IP را در خود دارد. از دید فنی دلایل زیادی برای توجیه قرارگیری ERP بر روی سیستم عامل UNIX وجود دارد.
محدوده سیستم ERP
محدوده سیستم ERP از محدوده سازمانی که ERP در آن پیاده سازی می شود کوچکتر است. بر عکس ERP ، مرز سیستمهای زنجیره ای تأمین و تجارت الکترونیک از محدوده سازمان فراتر رفته و تا تأمین کنندگان ، شرکا و مشتریان سازمان گسترش می یابد. با این حال، عملاً پیاده سازی بسیاری ا ز سیستمهای ERP مستلزم یکپارچه سازی با سیستمهای اطلاعاتی خارج از محدوده سازمان است.
زیر برنامه های سیستم ERP
زیر برنامه کاربردی سیستمهای ERP
سیستمهای برنامه ریزی تخصیص منابع سازمان (ERP) گستره وسیعی از فعالیتهای لازم برای بهبود عملکرد فرایندهای داخلی سازمان را در بر دارد. ERP توسط برنامه های کاربردی با چندین زیربرنامه کاربردی پشتیبانی می شود که فعالیتها را در گستره واحدهای عملیاتی سازمان یکپارچه می سازد. این فعالیتها می تواند بازه وسیعی از مدیریت تولید، خربد قطعات، کنترل موجودی انبار، ارسال مواد به واحدهای تولیدی تا ردگیری سفارشات را شامل شود. ERP همچنین می تواند زیر برنامه های کاربردی در زمینه مدیریت مالی و مدیریت منابع انسانی سازمان را هم در بر داشته باشد.
زیربرنامه برنامه ریزی تولید ERP
سیستمهای ERP در اصل تحول یافته سیستمهای برنامه ریزی نیازمندی تولید یا (MRP) II هستند. بسیاری از تأمین کنندگان ERP و شرکتهای مشاور در زمینه ERP ، دانش و تجربه موثری در زمینه زیر برنامه های برنامه ریزی تولید دارند. برنامه ریزی تولید تلاش دارد استفاده از منابع موجود را بهینه کرده و به این ترتیب کل فرایند برنامه ریزی در سازمان از طریق برنامه ریزی تولید تقویت کند. این زیر برنامه نیازمندی مواد اولیه، تخصیص بهینه منابع با توجه به داده های تولید و فروش در گذشته و نیز پیش بینی حجم فروش را برای کاربر ارائه تعیین می کند
زیر برنامه خرید ERP
زیر برنامه خرید تأمین مواد اولیه مورد نیاز را برنامه ریزی می کند. این زیر برنامه فرایندهای تعیین تأمین کنندگان بالقوه، ارزیابی تأمین کنندگان، مذاکرات قیمت، ارائه سفارش خرید به تأمین کننده و تهیه صورت حساب را مکانیزه می نماید. زیر برنامه خرید ارتباط تنگاتنگی با موجودی انبار، مدیریت مالی و برنامه ریزی تولید دارد. به عبارت دیگر این زیر برنامه بخش مرکزی مدیریت زنجیره تأمین است.
زیر برنامه موجودی انبار ERP
زیر برنامه موجودی انبار تمام فرایندهای مربوط به نگهداری سطح موجودی انبار را پوشش می دهد. فعالیتهای مدیریت انبار شامل تشخیص نیازمندیهای انبار، هدف گذاری، گزینه ها و راهکارهای کسری قطعات، ردگیری مصرف هر یک از قطعات، موازنه انبار و گزارش وضعیت موجودی انبار است. یکپارچه سازی کنترل موجودی انبار با فروش، خرید و مدیریت مالی به تولید گزارشهایی به موقع و کارآمد از سطوح عملیاتی منجر خواهد شد.
زیرسیستم فروش ERP
درآمد حاصل از فروش محصول برای سازمانهای تجاری به مثابه خون برای اندامهای زنده اهمیت دارد. زیرسیستم فروش فعالیتهایی نظیر دریافت سفارش، زمانبندی سفارشها، حمل و نقل و صدور صورتحساب را در بر دارد. زیرسیستم فروش می تواند با سایت تجاری شرکت یکپارچه عمل کند. بسیاری از زیرسیستمهای فروش ارائه شده از سوی تأمین کنندگان ERP خدمتی به نام پیشخوان الکترونیکی را به عنوان جزئی از یک سیستم ERP ارائه می دهند.
زیرسیستم مدیریت مالی ERP
هم سازمانهای انتفاعی و هم سازمانهای غیر انتفاعی از پیاده سازی زیرسیستم مدیریت مالی ERP بهره مند می شوند. این زیر سیستم در برخی از ERP ها به عنوان بخش اصلی سیستم مطرح است. زیر سیستم راهبری فعالیتهای مالی، جمع آوری داده های مالی از تمام بخشهای سازمان و تولید تمام گزارشهای مالی مورد نیاز یک سازمان مانند ترازنامه، دفتر کل و گزارشهای مالی فصلی و یا ماهانه را بر عهده دارد.
زیرسیستم منابع انسانی ERP
زیر سیستم مدیریت منابع انسانی یکی دیگر از زیر سیستمهای پرکاربرد ERP است. این زیر سیستم فعالیتهای مرتبط با پرداخت حقوق و دستمزد کارکنان سازمان را انجام می دهد. پایگاه کاملی از داده های مربوط به پرسنل شامل اطلاعات تماس، جزئیات محاسبه و مبنای حقوق و دستمزد، ساعات حضور و غیاب، ارزیابی عملکرد و ارتقا شغلی افراد در این سیستم تولید و نگهداری می شود. زیر سیستمهای منابع انسانی پیشرفته تر با سیستمهای مدیریت و مستندسازی دانش در داخل سازمان نیز یکپارچه است تا بتواند حداکثر استفاده از تخصصهای موجود را برای سازمان ممکن سازد.
ERP چگونه قادر است عملكرد تجاري يك شركت را بهبود بخشد ؟
بطور كلي هدف اصلي و اوليه ERP آن است كه فرآيند دريافت سفارش از مشتري و پردازش آن تا مرحله نهايي را بهبود بخشد . بعنوان مثال وقتي يك سفارش رسيده از سوي مشتري وارد سيستمERP ميگردد ، همه اطلاعات لازم جهت تكميل و ارائه اين سفارش ، در آن موجود ميباشد . اطلاعات مربوط به اينكه آيا مشتري سفارش دهنده ، اعتبار كافي نزد شركت را دارد يا خير ، از ماژول مالي بدست ميآيد و به همين ترتيب اطلاعات لازم در مورد سطح موجودي انبار كالا و مواد اوليه مربوط به اين سفارش ، از ماژول انبار استخراج ميگردد . با بكارگيري اين سيستم ، كاربران تنها وارد كننده داده و اطلاعات به سيستم نيستند بلكه آنها از اين پس وظيفه سنگيني را بر عهده خواهند داشت زيرا در مورد سئوالاتي از قبيل اينكه "آيا مشتري حاضر بموقع بدهي خود را بابت سفارش دريافتي خود خواهد پرداخت؟" ، "آيا ما قادر خواهيم بود بموقع سفارش مورد نظر را تحويل مشتري دهيم ؟" و سئولاتي از اين قبيل ، كاربران سيستم بايد بتوانند سريعا تصميم گيري لازم را انجام دهند واين تصميمات بر روي كل فرايند ERP تاثير گذار خواهد بود . بعلاوه ساير كاربران در بخشهاي ديگر نيز لازم است اطلاعات را بروز وارد سيستم نمايند . بعنوان مثال اگر مسئول سيستم انبار در مورد سطح موجودي انبار اشتباهي مرتكب شود ، شركت ممكن است بسياري از مشتريان خود را بدليل اطلاعات نادرست درمورد كافي نبودن ميزان موجودي ، از دست بدهد.
چرا پروژه های ERP منجر به شکست می شوند؟
ERP مجموعهای از عملیات خوب برای انجام وظایف شركت نظیر مالی، ساخت و .... است. شما به منظور بهره برداری بهتر ار نرمافزار باید افرادی را در شركت داشته باشید تا روشهای كاری را با نرمافزار تطبیق دهند.اگر افراد واحدهای مختلف درباره برتری روشهای كاری لحاظ شده در نرمافزار نسبت به روشهایی كه آنها به كار میبرند، به توافق نرسند، برای استفاده از نرمافزار مقاومت نشان میدهند یا از واحد تكنولوژی اطلاعات درخواست میكنند تا نرمافزاری تهیه نماید كه متناسب با روشهای كاری آنان باشد. و در اینجاست كه پروژه ERP شكست میخورد. از طرفی سفارشی سازی نرمافزار ،آن را ناپايدارتر و نگهداریش را دشوار میكند.
ERP بهترین طریقه انجام وظایف را در هر بخش سازمانی ارائه می دهد اما شما ممکن است کارکنانی داشته باشید که با متد و روش خود روی نرم افزارها کار می کنند و ممکن است با روش جدیدی که در سیتسم جایگذاری شده، مخالف باشند. بهتر است ابتدا یکی از آنها در هر واحد به روی سیستم کار نماید اگر نتیجه مثبت باشد پیاده سازی پروژه در مرحله اول موفق بوده اما اگر خواستار تغییر در روشهای داخلی سیستم باشند باید بگوییم که پروژه شکست خواهد خورد و مخالفت های پنهان و آشکار در برابر نصب و اجرای سیستم شروع خواهد شد و هزینه های بالای منتج از تغییر ساختار سیستم به خواسته های مدیران و کارکنان، سازمان را همچون با تلاق در خود فرو خواهد برد!داستانهای وحشتناکی خواهید شنید که همه از ایجاد تغییرات دلخواه در هسته مرکزی ERPبه وجود آمده، اگر سازمان در برابر تغییرات حاصل از ERP ایستادگی کند آنگاه است که سازمان دچار توقف خواهد شد و این پایان کار است.
هزینه واقعی ERP چقدر است؟
اخیرا متا گروپ درباره هزینه كل مالكیت ERP شامل سختافزار، نرمافزار، خدمات حرفهای و كارشناسان داخلی مطالعاتی را انجام داده است. ازبین 63 شركتی كه مورد بررسی قرار گرفتهاند، ازجمله شركتهای كوچك -متوسط و بزرگ صنعتی، مبلغ موردنظر به طور متوسط 15 میلیون دلار بوده است. و متا گروپ به این نتیجه رسید كه پياده سازی ERP گران است و چندان به نوع شركتی كه از آن استفاده میكند، بستگی ندارد.
هزینه های پنهان ERP چیست؟
غیر از قیمت اصلی سیستم سایر هزینه های آشکار و پنهان به قرار زیر است:
1 - آموزش :
هزینه های آموزش بالاست چرا که کارکنان اغلب نیاز به آموزش فرایندهای جدیدی دارند بدتر اینکه شرکتهای آموزشی نیز نمی توانند کمکی به شما نمایند آنها بیشتر بر آموزش نحوه به کارگیری نرم افزار تمرکز دارند نه روشهای کاری مرتبط با فعالیتهای حرفه ای شما، حتماً برنامه آموزشی برای آن دسته از فرایندهایی که با اجرای ERP تاثیر خواهند پذیرفت برقرار نمایند. به خاطر داشته باشید که کارکنان دپارتمان مالی از همان نرم افزاری استفاده می نمایند که پرسنل امور انبارها کار می کنند، در واقع اطلاعاتی که وارد می نمایند به روی هر دو سیستم تاثیر می گذارد. پس درنظر داشته باشید که سرمایه گذاری زیاد روی آموزش نحوه به کارگیری بسیار مهم است.
2 - یکپارچه سازی و آزمایش:
آزمایش ارتباط ما بین بستر نرم افزاری ERP و سایر نرم افزارهای موجود نیز هزینه جداگانه ای خواهد داشت. شما ممکن است نرم افزارهای اصلی دیگری همچون تجارت الکترونیک و زنجیره تامین و نرم افزارهای فرعی همچون بارکد داشته باشید که بخواهید با ERP مرتبط سازید اما پیشنهاد می شود که جهت ارتباط بهتر و هماهنگی بیشتر چنین نرم افزارهایی را هم از ارائه کنندگان ERP تهیه نمایید و در هنگام آزمایش از آموزش غافل نشوید!
3 - سفارش سازی :
هزینه های دیگری نیز جهت یکپارچه سازی متحمل خواهید شد که غیرقابل اجتناب هستند از جمله تغییر در هسته مرکزی نرم افزار. این وضعیت زمانی پیش می آید که سیستم نمی تواند فرایندهای کاری شما را هدایت نماید و تصمیم می گیردکه با تغییر در سیستم به آن چیزی که می خواهید دست یابید.این کار به معنی بازی با آتش است و باعث تغییرات در سایر بخشهای مرتبط خواهد شد و چون تغییرات باید در ورژنهای جدید نیز انجام شود ممکن است درست عمل نشود و فروشنده نیز دیگر نتواند شما را پشتیبانی نماید و این شروع کابوس های شبانه است.
4 - تبدیل داده ها:
انتقال اطلاعات سازمان از جمله سوابق مشتریان، عرضه کنندگان و داده های طراحی از سیستم های قبلی به ERP نیز هزینه هایی در بر خواهد داشت.
5 - تجزیه و تحلیل داده ها:
اغلب داده های سیستم ERP باید داده های سیستم های خارجی به منظور تجزیه و تحلیل تلفیق شوند و کسانی که با حجم بالایی از دیتاها سر و کار دارند باید جهت ذخیره این دیتاها در بودجه پیاده سازی مبلغی را اختصاص دهند.
به روزآوری روزانه تمام دیتاهای تلفیق شده با سایر سیستم ها بسیار مشکل و زمان بر است و سیستم های ERP به خوبی نمی توانند تغییر روزانه در این اطلاعات را پشتیبانی نمایند.
یک راه حل گران این است که برنامه به صورت اختصاصی انجام پذیرد. نتیجتاً حتماً قبل از طرح ریزی بودجه، حجم اطلاعاتی که مورد نیاز است مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفته و سنجیده شود.
6 - تیمهای مشاوره:
زمانی که کاربران سیستم در پیاده سازی به مشکل بر می خورند نیاز به مشاوره های پرهزینه پیدا می کنند برای اجتناب از این کار شرکتها باید اهداف مشخصی برای هر کدام از تیمهای مشاور داشته باشند و تمامی موارد مورد نظر باید به وضوح در قرارداد قید شود تا در هنگام اجرا مورد پیش بینی نشده ای منجر به افزایش این دسته از هزینه ها نگردد.
7 - امکان از دست دادن کارکنان نخبه:
کاملاً روشن است که پیاده سازی موفقیت آمیز ERP به افرادی که تیمهای پیاده سازی را تشکیل می دهند بستگی دارد (از جمله کارکنان واحدهای اجرایی و سیستمهای اطلاعاتی)
این نرم افزار بسیار پیچیده است و تغییرات کسب و کار و موفقیت آن به هر یک از این افراد بستگی دارد و سازمان پس از اتمام کار پروژه باید آمادگی جابه جایی و از دست دادن این دسته از پرسنل را داشته باشند. شرکتهای مشاوره ای و سایر شرکتها که دنبال جذب اینگونه پرسنل هستند با حقوق و مزایای بالاتر از آن چیزی که شما می توانید پرداخت کنید به آن پیشنهاد می دهند سعی کنید با روشهای مختلف از جمله پرداختهای جانبی آنها را حفظ نمایید.
اما اگر اجازه بدهید آنها بروند، شرکتهای مشاوره ای آنها را جذب کرده و شما در صورت نیاز به خدماتشان شاید مجبور شوید حتی تا دو برابر پرداختهای قبلی هزینه نمایید.
8 - کار تیم های پیاده سازی هیچ گاه تمام نمی شود:
اغلب سازمانها تمایل دارند که تیمهای پیاده سازی ERP را بعد از اتمام پروژه به کارهای دیگر بگمارند. نرم افزار نصب می شود تیمها شکل می گیرند اما بعد از اتمام پروژه افراد نمی توانند به راحتی به سرکار خود بازگردند حالا دیگر تیم پیاده سازی افراد بسیار با ارزشمند هستند چون کاملاً با نرم افزار خو گرفته اند و در ارتباط با فرایندهای سازمان و ارتباطشان با سیستم جدید حتی از کارکنان واحدهای مرتبط مسلط تر هستند. شرکتها دیگر نمی توانند اینگونه نیروها را به مشاغل قبلی بر گردانند چرا که کارهای بسیاری پس از راه اندازی سیستم باید انجام پذیرد تنها استخراج اطلاعات به منظور نوشتن گزارشات مورد نظر ممکن است تا یک سال طول بکشد.
9 - انتظار دستیابی سریع به نتیجه:
یک اشتباهی که شرکتها بعد از پیاده سازی نرم افزار مرتکب می شوند این است که انتظار داشته باشند بلافاصله در فرصت کوتاه به منافع حاصل از آن دست یابند. چنانچه اغلب سیستمها تا مدتی کار نکنند منافعشان و میزان تاثیراتشان بر روی فرایندهای سازمان مشخص نمی شود و اعضای تیم پروژه پیاده سازی نیز تا زمانی که تلاششان به نتیجه مورد نظر نرسد پاداش خود را دریافت نخواهند کرد!
10 - سقوط ERP :
ERP به خاطر تغییراتی که در سازمانها ایجاد می کند مورد انتقاد قرار می گیرد. در بررسی های اخیر مشاورین دیلویت یک چهارم از 64 شرکت فروچون 500 پس از پیاده سازی ERP دچار مشکل در عملکردشان شده اند اما رقم واقعی بالاتر از این عدد است!
عمده ترین دلیل آن این است که همه کارها با آن روشی که قبلاً انجام می پذیرفته بسیار متفاوت است و وقتی کارکنان نمی توانند کارشان را به مهارت گذشته انجام دهند مضطرب می شوند و کسب و کار سازمان دچار مشکل خواهد شد.
نكته مهم!!!
چه قدر زمان برای پیاده سازی پروژه ERP لازم است؟
شرکتهایی که می خواهند سیستم ERP را پیاده نمایند چندان آسوده نخواهند بود. وقتی ارائه دهندگان ERP به این سوال شما جواب می دهند: به طور متوسط 3 تا 6 ماه ، فریب نخورید! واقعاً این زمان بسیار کم است. اگر واقعاً جایی در این زمان پیاده سازی شده حتماً یا سازمان کوچک بوده یا فراینده پیاده سازی مربوط به یک بخش یا بخشهایی از سازمان بوده است و یا فقط بخشی از آن(به طور مثال بخش مالی) پیاده سازی شده است. اما یک نکته را فراموش نکنید پیاده سازی صحیح و تاثیرات شگرف آن روی کسب و کارتان بسیار مهم تر است تا زمان پیاده سازی، چرا که برای راه اندازی صحیح حتی ممکن است بین 1 تا 3 سال زمان نیاز باشد!
بكارگيريERP براي يك كسب و كار چه مزيتهايي راميتواند به همراه داشته باشد ؟
بطور كلي مزاياي عمده پياده سازي سيستمهايERP در شركتها را ميتوان بصورت زير بر شمرد :
• الف ) يكپارچه سازي اطلاعات : بر خلاف سيستهاي ديگر كه ممكن است هر يك از بخشهاي مالي، فروش ، توليد و ... گزارشهاي ضد و نقيضي در مورد فعاليتها و سهم خود در افزايش ميزان درآمد شركت ارائه دهند ،ERP به شركت كمك خواهد كرد كه اطلاعات مورد نظر را بصورت جامع و كامل از يك سيستم بدست آورد .
• ب ) يكپارچگي اطلاعات در مورد سفارشات مشتريان : ERP كمك خواهد كرد تا سفارشات مشتريان از زمان دريافت سفارش از مشتريان ، دريافت مواد اوليه از تامين كنندگان كالا براي توليد آن سفارش تا تحويل كالاي توليد شده به مشتري و دريافت وجه آن بطور يكپارچه در يك سيستم نگهداري شود و به اين ترتيب شركتها قادرند براحتي سفارشات را رديابي كنند و هماهنگي لازم بين بخشهاي مختلف شركت را ايجاد نمايند .
• ج ) استاندارد سازي و سرعت بخشيدن به فرآيند توليد : سيستمهايERP با استاندارد سازي فرايندهاي توليد و استفاده از يك سيستم كامپيوتري منسجم باعث صرفه جويي در زمان و افزايش بهره وري خواهند شد.
• د ) كاهش موجودي انبار : ERP با بهينه سازي فرآيند سفارشات و توليد محصول ، باعث كاهش موجودي مواد اوليه و موجودي در جريان ساخت ميگردد و همين امر موجب كاهش موجودي كالاي ساخته شده در انبارها ميشود . به بيان ديگر ERP توانايي مديريت زنجيره عرضه محصول ( Supply Chain Management ) را نيز فراهم ميسازد .
• ه ) استاندارد سازي اطلاعات مربوط به منابع انساني شركت ، صرفه جويي در زمان و جلوگيري از دوباره كاري